Lägg in högsta växeln nu inför GDPR

Är ni redo för GDPR?

Lägg in högsta växeln nu inför GDPR

Den 25:e maj nästa år faller förordningen kring GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. Är er BI-arkitektur upprustad och redo för detta? Tillsammans med vår partner TimeXtender går vi i detta inlägg igenom innebörden av GDPR, samt vad Infozone tillsammans med TimeXtender kan göra för er inför GDPR.

TIPS! Missa inte vårt Lunch and Learn i Stockholm den 11:e oktober rörande just detta ämne.

Ready… Set… GO!

Föreställ er GDPR som att ni förbereder ert bolag inför ett viktigt lopp. Ni har knutit skorna, vattenflaskan är fylld och startlinjen är i sikte. Ni står helt redo och en person kommer fram till er och ber er att artigt svara på några frågor innan loppets start:

  1. Vilken typ av data ansvarar ert bolag för?

Du tänker att det kanske är en enkel fråga att svara på så du rabblar upp de system som du kommer på att ert bolag har; ERP, CRM, HR. Men sen börjar du fundera kring, vad programmet ni använder för beslutsstöd heter. Där slår det dig att det är inte bara programmets namn som behöver dokumenteras utan även hela datamodellen och innehållet den. Ni vet vart datat kommer ifrån, men finns det dokumentation på dess innehåll?

  1. Vart förvarar ert bolag all data?

Har du bra koll så kanske du kan skriva ner en komplett lista av alla era IT system, med den listan kan du fråga IT avdelningen vart systemen och all data förvaras. IT-avdelningen kan mycket väl återkoppla till dig med namn på flera andra system som du inte ar tagit med i din lista även om du trodde att den var komplett. Det är viktigt att ha koll på att alla system är tydligt dokumenterade.

  1. Vad används all er data till?

Kanske svarar er ekonomiavdelning att det används för affärsverksamheten innan de nämner budgetar, prognoser, BI och analyser. Ekonomiavdelningen kanske även dem adderar system till listan du skapat förut, för att de arbetar med ”data warehouses” och analysverktyg i en större utsträckning. Om du pressar ekonomiavdelningen till att förklara vad de menar med affärsverksamheten, kommer de troligtvis att svara något som ”rapporter, analyser, Self-Service BI”. Sen kommer de kanske ifrågasätta om du verkligen behöver en komplett lista av varje litet program och vad data används till.

Desto fler personer i ert bolag som du frågar, längre kommer listan av system och dataanvändning att bli. Något som är extra viktigt att ha koll på nu inför GDPR.

  1. Vem har access till er data?

Hade denna frågan varit nummer 1 hade du varit säker på att du enkelt hade kunnat svara, fråga IT-avdelningen. Men som ni nog förstår så är det inte så enkelt. Ni måste inte bara ha kontroll på vilka era huvudsystem är, ni måste ha koll på data som levereras i separata system för analys och visualisering samt även data som så enkelt klistras in i Excel och skickas vidare till en mottagare. Vem har access till er data? Förmodligen fler personer än du tror.

Var redo att gå i mål med GDPRLoppet för att göra ert bolag och BI arkitektur GDPR kompatibelt har en lång startsträcka och det finns en massa mark att täcka. Den 25:e maj 2018 närmar sig och vi måste nu alla ta sats och klara av upploppet. Ni kanske inte måste addera extra resurser för att täcka all mark, utan istället titta efter olika metoder hur ert bolag kan möta delar av GDPR-förordningen. Titta på smarta sätt att samarbeta; tjänster och verktyg som via automatisering stödjer uppgifterna för dokumentation, säkerhet och loggning. Alla sätt som GDPR kräver för att nå målet i tid.

 

TimeXtender har ett bra verktyg för att samla/ dokumentera er data på rätt sätt. Läs mer om det här och kontakta Infozone för mer information.

De företag som inte följer GDPR förordningen riskerar bland annat böter. Bötesbeloppen är bestämda och kan i värsta fall belasta organisationer som bryter mot lagkravet med vite upp till 4% av moderbolagets globala omsättning, alternativt 20 miljoner euro. Det alternativ som utgör det högsta beloppet bli således bötesbeloppet. Vi hjälper er på er väg till GDPR!

Den 11:e oktober tar vi er i mål med vårt Lunch and Learn i Stockholm med fokus på GDPR. Detta seminarium är kostnadsfritt och vi anordnar det tillsammans med TimeXtender. Vi återkommer inom kort med anmälningsinformation på vår hemsida.